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上司や取引先と仕事のメールやり取りが怖い!そんな時の対処法

   

上司や取引先と仕事のメールやり取りが怖い!そんな時の対処法

最近では、会社の中で仕事のやり取りをするのにメールを使う会社がほとんどです。

上司や取引先にも簡単に仕事の連絡や相談ができてとても便利で電話よりもメールでの連絡を好む方も多いのではないでしょうか。

しかし、簡単に利用できる分、ほんの少しの間違いが大きなミスに繋がる怖さもありますよね。

実際に仕事のメールが怖くて受信しても開ける事ができない、返信できないと悩んでいる方は少なくありません。

仕事のメールが怖いと感じてしまう理由や対処法など、詳しく解説します!

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上司や取引先、仕事でメールが怖いと感じる原因は

メールが怖いなんて大げさだと感じるかもしれませんが、実際に仕事のメールのやり取りが怖くて会社を辞めたいとまで考える人もいるのです。

一度メールで大きな失敗をしてしまった経験があると、また同じ失敗をするのではないかと不安になる事が原因になります。

メールでのよくある失敗を見てみましょう。

送信ミス

よくある失敗は、送信する相手を間違えてしまったり添付するファイルを間違えてしまう送信ミスです。

取引先に送るメールを同僚におくってしまったのなら、簡単に解決できますが社外に漏らしてはいけない情報が書かれたメールを取引先に送ってしまったとなれば大問題です。

しっかり確認していれば防げるミスですが、毎日大量のメールを送る中でうっかりミスしてしまう事はよくある事です。

ボタン一つで操作できる便利さは、メールの怖さでもありますね。

アドレスの打ち間違い

至急送っておいて欲しいと上司に頼まれた取引先へのメールのアドレスを打ち間違えていて送れていなかったという失敗も多いです。

エラーメールに翌日気が付いたなんて事になれば大変です。

全員に返信してしまう

社員の多い会社では、社員全員に対して一斉メールで連絡や報告を送ります。

そのメールに対して、個人的な意見を同僚だけに送ろうと思ったのに全員に返信ボタンをおしてしまった経験はありませんか?

その内容が、不満や会社に対してネガティブな意見だとしたらと考えると恐ろしくなりますよね。

メール本文の内容を間違えてしまう

日程や金額など、とても重要な情報を書き間違えるミスです。

金額は、0が一つ足りないだけでも会社に大損害を与えてしまう可能性があります。

取引先との打ち合わせの日程を間違えたり、時間を書き間違えると相手に迷惑がかかります。

このように一度大きなミスをして、上司や取引先からひどく怒られた経験から仕事のメールがトラウマになってしまう事が多いようです。

送信だけじゃない!仕事の受信メールを開くのが怖い

仕事のメールが怖いと感じるのは、送信する時だけではありません。

仕事のやり取りをしている中で、上司や取引先、同僚から届いたメールが怖くて開くことができないと悩む方も多いのです。

受信メールを開くのが怖いと感じる理由を見てみましょう。

いつも上司から嫌な内容のメールが入ってくる

上司からのメールには、いつも無理難題や嫌味のような内容のメールが入ってくるのでいつの間にか開く事が怖くなってしまったという意見は非常に多くあります。

上司からすれば、メールで簡単に指示ができて良いのかもしれませんが、送られた方はメールで断る訳にもいかず困りますよね。

しつこく誘われる

特に女性に多いのが、取引先の男性からメールでしつこく食事に誘われる事からメールを開くのが怖くなったという事があります。

仕事での取引があるので、メールを無視する訳にもいかず、毎回言い訳をして誘いを断る事が苦痛と感じてしまいます。

メール恐怖症

最近ではメールでのやり取りに恐怖感を持つ人の事をメール恐怖症と呼ぶ方が増えています。

もともと頻繁に人と連絡を取る事が苦手なタイプの人は、仕事の時にメールを開いてはすぐに返信する事が苦痛になります。

その為、メールを開けば返信をしなくてはならないというプレッシャーからメールを受信する事が怖くなってしまいます。

仕事でのメール送信が怖い時の対処法

仕事でのメールを送信するのが怖いと感じる原因は、過去の失敗からのトラウマである事が多いという事は、もう失敗を繰り返さない自信がつけば気持ちが楽になるのではないでしょうか。

メールの送信で失敗しないための対処法を解説します!

1.とにかく確認!

毎日たくさんのメールのやり取りをしていると、簡単な確認作業でも億劫になりますよね。

しかし、メールの送信ミスで多い「送信先の間違い」「添付ファイルの間違い」などの単純ミスは確認さえすればほぼ確実に防ぐ事が出来ます。

単純ミスが大きな失敗に繋がる事を思えば、毎回の確認作業に手を抜かないことが一番大切です。

急ぎのメールには特に気をつけましょう。

2.送信が完了したかチェックする

アドレスの間違いや、添付ファイルの容量が重すぎる事でエラーとしてメールが送れずに返ってくる事がありますよね。

メールを送った後にはエラーメールが返ってきていないか必ずチェックするクセをつけましょう。

帰宅前に送ったメールは特に気を付けなければ、エラーに気づくのが翌日以降になってしまいます。

3.可能であれば第三者に確認してもらう

メールの内容に重要事項が含まれる場合は、上司や同僚に間違いがないか確認してもらいましょう。

しかし、上司や同僚も自分の仕事がある中でメールを送信するたびに協力してもらう訳にはいきません。

メールの内容に不安がある場合は、そのまま送信してミスになるよりは事前に身近な人に確認してもらう方が的確だという事です。

仕事のメールを受信する度に怖いと思ってしまう時の対処法

仕事のメールを送信するのが怖い場合は、確認をしっかりしておけば防げる事がほとんどです。

それに対して、受信メールを開くのが怖いというのは少し複雑です。

こちらも対処法をご紹介しましょう。

1.信頼できる人に相談する

上司からの嫌味や、取引先からのしつこい誘いのメールが原因でメールを開くのが怖くなったという場合、信頼できる同僚や上司に相談してみましょう。

誰にも見られない一対一でのやり取りだから、陰湿なメールを送ってくる場合がほとんどです。

上司や同僚に相談する事で、相手も危機感を持ちますので陰湿なメールを防げる場合があります。

2.専門家に相談する

メールに対する不安が大きすぎて、会社に行くこともままならなくなったり強い恐怖感を持つようになっている場合は、そのストレスで病気を発症してしまう危険もあります。

カウンセリングを行ってくれる専門家や、電話相談を利用してみましょう。

仕事のメールで失敗した時の対処法

仕事でのメールで失敗しないようにする対処法をご紹介しましたが、それでもやっぱり不安な方のために万が一メールで失敗した時の上手な対応法をご紹介しましょう。

もし失敗してしまった場合は誠心誠意謝る事が最も重要です。

迅速に丁寧に謝りましょう。

送信したメールにミスがあった場合、気づいたらすぐにお詫びのメールを送りましょう。

内容も「ご迷惑をおかけして申し訳ございません。」などの定型文のようなありきたりな文章では気持ちは伝わりません。

「私の不注意で大変なご迷惑をおかけした事を深くお詫び申し上げます。」など自分の非を認め、より深くお詫びの言葉を伝えましょう。

さらに、お詫びだけではなくミスをした部分を訂正し、迅速に正しい情報を伝えるようにしましょう。

一番やってはいけない事は放っておく事です。

誠心誠意お詫びの気持ちを伝えれば、相手にも必ず伝わります。

この記事のまとめ

  • 仕事でのメールを送信するのが怖いのは、過去に失敗をしたトラウマがある事が多い。
  • 仕事上で不快なメールを送られる事で、メールに対する恐怖心が生まれる。
  • メールの送信は、確認をしっかりしておけばミスは防げる。
  • 受信メールが怖くて開けられない場合は、周りの人に助けを求める。
  • 失敗した時は丁寧に謝る事で、失敗をフォローする事ができる。

仕事でのメールのやり取りが、最初は「嫌だな」と思う程度だったのが送受信する度に怖くて心臓がどきどきするようになった事はありませんか?

友人や家族に相談しても「大げさだ」と言われ自分がおかしいのかなと考えるのは辛いですよね。

仕事のメールが怖いと感じるのは、大げさでもおかしい事でもありません。

きっちりと仕事をしようという気持ちがあるからこそ引き起こされる気持ちです。

失敗は誰にでもあると言われても失敗をするのは怖いですよね。

しかし、仕事をしていく上でメールでのやり取りは避けれない事が多いです。

思いつめずに、少しづつ克服していく事を目標にしましょう。

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