時事ニュースで管理人が気になった記事をまとめています。ほぼ日刊です。

時事ネタ斬

電話対応や要件メモを取るのが苦手… 克服する方法を教えて!

      2015/09/09

電話対応や要件メモを取るのが苦手… 克服する方法を教えて!

会社に勤めていると、ほとんどの人が電話対応をする経験があるでしょう。ただ、これが非常に苦手、という人は多い様子です。

伝言をそのままメモすればいい、とは言うけれど、焦って上手く出来ず、余計に苦手意識を強くする結果になりがちですね。

そんな人は、是非自分で出来るトレーニングを試しましょう!

スポンサーリンク


  こんな記事もよく読まれています

ver88_sumafoijiru15150126_tp_v
派遣会社の電話を無視は問題あり?働く気がない時の対応

試しで派遣会社に登録したものの、あまり良い条件ではなかったり...

fb5dcd31ff82d5ac662cc387dea2b1b4_s
《新しい常識?》派遣の面接に同行はアリか

非正規雇用が溢れている現代で、派遣社員としての働き方をする人...

961ad5985467a25c3514f77e56452a71_s
介護の仕事ってどのくらい大変?知っておきたい介護のこと

高齢化社会が進み、“超”高齢化社会といわれる現在の日本では介...

82250cba41cc261415c5d44eb085f970_s
赤ちゃんの性格は親で決まる?性格形成の不思議

生まれたばかりの時はまだ性格なんてわかりませんが、一緒に生活...

d39da9209cb2068f2a09a543d68fbfe0_s
《どう対処する?》風邪をひいて熱が出たのに元気すぎる我が子

抱っこした時や手を繋いだ時、顔がちょっと赤らんで見える時、「...

919b7aff1d99548d8821f6f16579efb6_s
犬と飼い主は似ているのは本当?飼い主は気が付かない理由

時々、犬と飼い主が似ている画像などを見かけます。

877a58e50da9f3c922478f1b68c3099b_s
運動は、やっぱり効果絶大だった!精神的に弱り気味なあなたへ。

ストレスや生活習慣の乱れ、仕事や人間関係の悩み・・・。 <...

クロミッドの副作用?生理痛のような痛みとクロミッドの関係をご紹介

クロミッドは婦人科系のお薬で、排卵誘発剤と言われる排卵を促す...

ad69359913dc8cffda18c063922a5988_s
天使か?!どの国のハーフの子供が可愛いのか調べてみました

最近ではテレビでハーフタレントさんをよく目にします。現在活躍...

d2dcd3550633d0aaec1f399a4f4d5a16_s
新生児が寝る時の目がおかしい?!新生児の目の動きを解説します

トツキトオカ我が子と対面できるこの日を、待ちに待ったのではな...

9b59858edda2d9564ed2ffbe13c0a9f8_s
読書は人生を変える!本を読むスピードが早い人の裏技教えます

「あの本も読みたい、この本も読んでみたい、でも時間がない…」...

01b2ac27bfaca90be6490d5360140043_s
マンション2階住みの≪虫大嫌い!≫虫駆除大作戦!


せっかく気にいって入居したマンションに、大嫌いな...

0f97733484de9b44f3eff19948dc941d_s
お茶漬けにはお湯をかけますか?お茶をかけますか?


お茶漬けは手軽で美味しいですよね!

c7dde0b1658ceb26d68fe58cdac9f2f4_s
上司や取引先と仕事のメールやり取りが怖い!そんな時の対処法


最近では、会社の中で仕事のやり取りをするのにメー...

f37990339d2bdb2844daded4b6e13f2f_s
呼吸すると肋骨に痛みを感じる時、考えられる原因はこれ!

呼吸の時に、肋骨が痛む・・・。寝ている時も食事の時も、呼吸は...

d79c57154446cf0042921e6d1b8fbfd1_s
受付の仕事に就きたい人必見‼︎受付の仕事の楽しい仕事内容

受付の仕事はオフィスワークの中でも人気の1つですが、受付の仕...

30b91282642a7651897cf705cf7231b4_s
本当に突発性発疹? 発疹が薄い時は別の病気を疑うべきか


突発性発疹と言えば、赤ちゃんが一番最初に罹る病気...

97737e005c2335bd45df1c73124869c8_s
電話やメールが苦手な人必見!克服法をご紹介します

最近ではチャット機能のメールが定番化してきて、テンポよく、会...

982376bf31e3058935da1ec4afbd552b_s
危険?!お風呂の温度が45°Cのメリットデメリット

家のお風呂で45°Cと聞くと、熱くない?!と思ってしまいます...

ef9f7870b42e02bd3264098d1ff0818b_s
一人暮らしで親と絶縁!解決策を教えます

一人暮らしと聞くと「憧れの一人暮らし」「自由な一人暮らし」と...

スポンサーリンク


Q.電話対応が苦手!トレーニング方法やメモの取り方のコツは?

私は29歳女ですが、今更ですが人生初の事務職に転職しました。今日で3日目になります。

仕事はこれから頑張って覚えて行こうと思うのですが、電話対応が苦手です。

相手のおっしゃっていることがよく聞こえないのです。何度も聞き返してしまいます。あと、聞き間違いも多く、メモをとっていても相手の名前を間違えて聞きとってしまったりします。

電話を取るたびに何かを間違えます。

おかげで電話対応が怖くて仕方ありません。職場での信用も失くしてしまいました。
電話対応のような誰でも出来て当たり前の仕事が出来なくて情けないです。

一言一句漏らさず聞きとれるようになる方法、トレーニングなどありませんか?
また、上手なメモの取り方のコツなどありませんか?メモを取っていても、相手がどんどん話を進めてしまうとメモが取りきれず、結果、聞き逃してしまったりします。

最近では、耳が悪いのか、もしくは頭に何か欠陥があるのではないかと疑っています。
それも含めて何かアドバイスがあれば教えて頂きたいです。

自分でもこの仕事は向いていないと思います。ですが、せっかく入って、仕事も丁寧に教えてもらっているので、まだこの仕事で頑張りたいです。

引用元-電話対応が出来ない。 【OKWave】

A.まず聞き取るべき情報は何か。それは相手の情報です!

まず、あなたは先方が、どこのどなたなのか、相手の情報を聞き取ることに専念しましょう。

先方が名乗ったら、「○○様ですね、いつもお世話になっております」という風に、必ず先方の名を復唱する。

その時点で聞き取りに不安を感じたら、「○○様、少しお電話が遠いようですので、もう一度、お名前をお願い致します」と、遠慮せずお願いさせて頂く。

最近は、携帯電話からの着信も多いため、わりと通用しやすい口実です。

あるいは、「失礼ですが、○○様、漢字(またはアルファベット)では、どのように書きますか」などと、掘り下げて確認する。

こうした工夫で聞き取りミスは防げます。

次に、先方が用件を切り出そうとした時の対処方法。

あなたにとって耳慣れない用件と気付いた時点で、「申し訳ありませんが、担当者にお繋ぎしますので、今のご説明を、再度、担当者へお伝え願います」と、通話をいったん保留して、周りの先輩方に、「○○様からお電話ですが、どなたにお回しすればいいですか」と、助けを求める。
あなたに理解できそうな用件であれば、先方の名を確認した際と同様、用件の内容を復唱しながらメモを取る。

返答が必要な用件の場合は、その場であわてて返事をせず、先方が「いつまでに」連絡してほしいかをよく確かめた上で、先方の連絡先を確認しておく。

先方とのやり取りで、メモが追い付かないなら、取り敢えず先方の話が途切れるのを待って、メモの内容を復唱し、先方にご確認頂く。

抜け落ちた情報は、その段階で補充できます。
そして、先方からOKが出た時点で、受話器を置くようにすれば、完璧です。

引用元-電話対応が出来ない。 【OKWave】

電話対応しながらのメモが苦手ならば、”想定メモ”をつくってみよう!

まず電話応対の想定メモを作り、受けた電話の内容を復唱しながらメモしたらよいかもしれません。

想定メモは、たとえば上から順に、

「電話の日時」
「相手の所属・名前」
「誰あての電話か」
「内容 1・連絡 2・注文 3・確認 4・クレーム 5・その他( )」
「内容詳細(フリースペース)」

という感じで、必要事項を順序よく並べておきます。

そのメモに、聞いたことを復唱しながら書き込みます。

ハイ、ハイ、と相手の話に相槌を打つだけでは、話はどんどん流れていってしまうので、会話しながら復唱するんです。

それで少し間もとれるし、相手の言ったことを書けなくても、自分が口にしたことは比較的書きやすいと思います。

例をあげると
相手「○○会社の××と申します」
あなた「○○の××様ですね、いつもお世話になっております」
(○○の××・・・っと。メモメモ)

相手「△△さんはいる?」
あなた「△△は、ただいま席をはずしております」
(△△さんあての電話・・・っとメモメモ)

相手「先日の●●の件だけれどね、依頼していた物と届いた物が違うんだが」
あなた「●●の件ですか。ご迷惑をおかけして申し訳ございません。お届けした物が間違っていたということですね」
(●●の件。クレーム。違うものが届いた・・・っと。メモメモ。おっと、次は内容詳細か)

あなた「では、ご注文いただいた物と、実際に届いた物について教えてください。ご注文いただいたのは・・・で、届いたのは・・・だった、ということでよろしいですか」
(メモメモ)

といった具合です。最後に、「確認」と称して、メモの内容を相手にもう一度聞いていただくと良いかもしれません。

引用元-電話をしながらメモをとる方法。 – 私は、外で仕事をする機会が… – Yahoo!知恵袋

電話対応でのメモは、4つのポイントを意識してみよう

文章ではなく、単語の羅列で書く

メモは文章で書く必要はまったくありません。文章で書くと一文が長くなってしまい、上手くまとめられなかったりします。最悪の場合は重要な箇所を聞き逃してしまうかもしれません。そこで、メモは文章ではなく単語で書くようにしましょう。

例えば「5月20日に次回の会議用に資料を用意する」というメモを残したいのなら、「5月20日」「会議」「資料」「用意」などです。同じ行にこれらの単語が散らばっていれば記憶を呼び覚ますことが出来るはずです。

引用元-仕事のミスも激減!見直す際にわかりやすい、正しいメモの取り方 | MEN人(メンジン)

難しい言葉を優しく、難しい漢字はカタカナで書く

書くのに時間がかかるような難しい言葉は、優しい言葉に置き換えたり、難しい漢字や画数の多い感じはカタカナで書くようにすれば、スピーディーにメモが取れます。

案外、優しい言葉に置き換えたり感じをカタカナで書いていてもメモの内容は把握できる物です。「あの字なんだっけ?」などと考えている間に会議や打ち合わせはどんどん進んでいくので、ササッと書けるような工夫をしておきましょう。

引用元-仕事のミスも激減!見直す際にわかりやすい、正しいメモの取り方 | MEN人(メンジン)

5W1Hは超基本

「誰が」「何を」「いつ」「どこで」「なぜ」「どのように」の5W1Hはメモを取る上では基本中の基本です。これらだけを追いかけてメモを取るだけでも、充分会議やセミナーなどの内容を思い出せるメモができあがります。

特に重要なことを決める場合などの会議では、5W1Hでメモをするのがいいでしょう。

引用元-仕事のミスも激減!見直す際にわかりやすい、正しいメモの取り方 | MEN人(メンジン)

固有名詞と数字は忘れやすいので注意する

人名や地名、品名などの「固有名詞」と日付、時間、金額などの「数字」は特に忘れやすいので、真っ先にメモを取りましょう。

「固有名詞」と「数字」を間違えてしまったら、仕事上でトラブルが起きてしまったり、取り返しのつかない自体にまで発展してしまうこともあります。「固有名詞」と「数字」は間違えず、正確に書くようにしましょう。

引用元-仕事のミスも激減!見直す際にわかりやすい、正しいメモの取り方 | MEN人(メンジン)

電話対応が苦手な人は、反復練習あるのみ

電話対応で緊張してしまう自分を克服していくには?

電話対応が苦手な自分を克服するのは、意識と反復練習しかありません。
当たり前なことを言うなと思うかもしれませんが、本当にこれしかないのです。

意識とは?

人にどう見られるのかを気にしてしまう場合、電話対応に関係なく、あなた自身を向上させる必要性があります。
本質は、相手に良く思われたい、格好悪いあなたを見せたくない、人に嫌われたくないなど、対「人」に関する根深い欲求がからんできます。

この場合、すぐに克服することは難しく、少しずつですが、自分の在り方を変えることが大切です。

「在り方」というと漠然としており難しいのですが、根本から変わる必要があると思っていただければと思います。

変わるための第一歩として”変わる意識”が必要となります。
実際に変わる手段としては、カウンセリングを受けて克服する、専門商材で実践し続けるくらいが選択肢となります。

反復練習とは?

そのままですが、電話対応を反復練習し、本番に慣れてしまえ!という戦略です。
この手法は、電話対応に特化して言うと、体感できる程の効果はあります。ただし本質的な克服には向かいませんので、表面的な方法と思っていただけるといいと思います。

本質の克服ではありませんが、効果は出やすいのが特徴です。
今すぐに改善したいのであれば、電話対応時をイメージし、ハキハキ話す練習をとにかくしてみるといいと思います。

※極度のあがり症までなってくると、自分の状態を考えずに間違った方法を実践すると逆効果になるケースもありますので、注意してください。

引用元-電話対応が苦手・・・克服できるのか?

メモを取る練習を自宅でやってみよう! 気になるお題は…

テレビを見ながらメモを取る

まずは,家でテレビでも見ながらくつろいでください。見る番組は何でもかまいません。ただし,ビデオやDVDではなく,かならずテレビ番組を見てください。録画してあるものでもかまいませんが,できれば今やっているものを見ていただくのがベストです。

通常,ほとんどのテレビ局で,番組と番組の間や番組の途中でコマーシャル(CM)が入ります。そこで,テレビを見ていて,CMが始まったら,すかさずメモツールを手にとってください。そして,CMの内容をメモするのです。当然,メモツールはいつも持ち歩いているはずですから,手をのばせば届く所に置いてありますよね。

CMをメモをする

CMは短ければ15秒,長くても30秒が普通です。その短い時間の間に,いろいろな情報が凝縮されています。それを片っ端からメモしてください。どんなジャンルの商品か。商品名はなにか。誰が出ていたか。誰のどんな音楽を使っているか。全体の構成はどうなっているか。メモすることはいくらでもあります。

おそらく,最初は商品名や会社名を書き留めるのが精一杯かもしれません。慣れてくれば,出演しているタレントやら,バックに流れている音楽の情報も書き留めることができるようになるでしょう。短い時間に,どれだけたくさんのメモを残せるか,挑戦してみてください。

商品ではなく,番組の宣伝のCMかもしれません。そういう場合はもちろん,番組のタイトルや内容,出演者,いつ放送されるのか,などをメモすればよいのです。とにかく,限られた時間で消えてしまうCMの内容を,可能な限りメモに残してください。

引用元-第5回 メモを取る練習をする:確実に身につける!メモ術基本レッスン|gihyo.jp … 技術評論社

苦手な電話対応 克服するために工夫をつけてメモを取ろう

■とにかくメモを取る

まずは、殴り書きでいいのでとにかくメモをとりましょう。自分だけにしか読めない文字でも、その後清書をすればOK。

あらかじめ「Tは折り返しこちらから電話をすること」など、自分で記号を決めておくとさらにスムーズです。

■内容を復唱して確認する

メモをさらに確実にするには、内容を復唱すること。相手が早口で聞き取れなかったときにも有効です。

とくに名前は重要ですので、曖昧なときには「申し訳ございませんが、もう一度お名前をお聞かせいただけますか?」と言って、再度うかがいましょう。

■重要なことは、先方に再度質問する

メモを取るときに一番注意したいのは、先方の名前や時間、数字など。とくに時間は「15時」と「5時」などを間違えることも多いので、危うい場合には再度先方にうかがいましょう。

また「川」と「河」、「興行」と「工業」など、間違えやすい漢字にも注意を払えば、さらにワンランク上の伝言になります。

引用元-苦手意識を克服! いまさら聞けない職場の電話対応 – Ameba News [アメーバニュース]

関連記事はこちら

ver88_sumafoijiru15150126_tp_v
派遣会社の電話を無視は問題あり?働く気がない時の対応

試しで派遣会社に登録したものの、あまり良い条件ではなかったり...

fb5dcd31ff82d5ac662cc387dea2b1b4_s
《新しい常識?》派遣の面接に同行はアリか

非正規雇用が溢れている現代で、派遣社員としての働き方をする人...

961ad5985467a25c3514f77e56452a71_s
介護の仕事ってどのくらい大変?知っておきたい介護のこと

高齢化社会が進み、“超”高齢化社会といわれる現在の日本では介...

82250cba41cc261415c5d44eb085f970_s
赤ちゃんの性格は親で決まる?性格形成の不思議

生まれたばかりの時はまだ性格なんてわかりませんが、一緒に生活...

d39da9209cb2068f2a09a543d68fbfe0_s
《どう対処する?》風邪をひいて熱が出たのに元気すぎる我が子

抱っこした時や手を繋いだ時、顔がちょっと赤らんで見える時、「...

919b7aff1d99548d8821f6f16579efb6_s
犬と飼い主は似ているのは本当?飼い主は気が付かない理由

時々、犬と飼い主が似ている画像などを見かけます。

877a58e50da9f3c922478f1b68c3099b_s
運動は、やっぱり効果絶大だった!精神的に弱り気味なあなたへ。

ストレスや生活習慣の乱れ、仕事や人間関係の悩み・・・。 <...

クロミッドの副作用?生理痛のような痛みとクロミッドの関係をご紹介

クロミッドは婦人科系のお薬で、排卵誘発剤と言われる排卵を促す...

ad69359913dc8cffda18c063922a5988_s
天使か?!どの国のハーフの子供が可愛いのか調べてみました

最近ではテレビでハーフタレントさんをよく目にします。現在活躍...

d2dcd3550633d0aaec1f399a4f4d5a16_s
新生児が寝る時の目がおかしい?!新生児の目の動きを解説します

トツキトオカ我が子と対面できるこの日を、待ちに待ったのではな...

9b59858edda2d9564ed2ffbe13c0a9f8_s
読書は人生を変える!本を読むスピードが早い人の裏技教えます

「あの本も読みたい、この本も読んでみたい、でも時間がない…」...

01b2ac27bfaca90be6490d5360140043_s
マンション2階住みの≪虫大嫌い!≫虫駆除大作戦!


せっかく気にいって入居したマンションに、大嫌いな...

0f97733484de9b44f3eff19948dc941d_s
お茶漬けにはお湯をかけますか?お茶をかけますか?


お茶漬けは手軽で美味しいですよね!

c7dde0b1658ceb26d68fe58cdac9f2f4_s
上司や取引先と仕事のメールやり取りが怖い!そんな時の対処法


最近では、会社の中で仕事のやり取りをするのにメー...

f37990339d2bdb2844daded4b6e13f2f_s
呼吸すると肋骨に痛みを感じる時、考えられる原因はこれ!

呼吸の時に、肋骨が痛む・・・。寝ている時も食事の時も、呼吸は...

d79c57154446cf0042921e6d1b8fbfd1_s
受付の仕事に就きたい人必見‼︎受付の仕事の楽しい仕事内容

受付の仕事はオフィスワークの中でも人気の1つですが、受付の仕...

30b91282642a7651897cf705cf7231b4_s
本当に突発性発疹? 発疹が薄い時は別の病気を疑うべきか


突発性発疹と言えば、赤ちゃんが一番最初に罹る病気...

97737e005c2335bd45df1c73124869c8_s
電話やメールが苦手な人必見!克服法をご紹介します

最近ではチャット機能のメールが定番化してきて、テンポよく、会...

982376bf31e3058935da1ec4afbd552b_s
危険?!お風呂の温度が45°Cのメリットデメリット

家のお風呂で45°Cと聞くと、熱くない?!と思ってしまいます...

ef9f7870b42e02bd3264098d1ff0818b_s
一人暮らしで親と絶縁!解決策を教えます

一人暮らしと聞くと「憧れの一人暮らし」「自由な一人暮らし」と...

 - 仕事

ページ
上部へ