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電話のメモの取り方ってこれで良いの?正しいか不安…

   

電話のメモの取り方ってこれで良いの?正しいか不安…

会社に勤めるようになると、まず電話を取ることが多くなります。

慣れない用語、覚えていない名前の同僚、気持ちばかり焦っていつの間にか電話が終わっている。電話のメモを見てもなんだか意味不明。

何を聞いて、どういうメモの取り方が良いのだろうか…

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電話のメモの取り方の心構え

会社に入った当初、一番緊張するのは電話の応対。

今までとは違った言葉づかいが必要で、かつ相手の言ったことを聞き逃せない。だけど、相手がしゃべる言葉は、今までの生活で使ったことのない言葉ばかり。

同僚の名前もまだ覚えていないし、誰に何を伝えればいいのか判らないまま、半ばパニック状態。

そんな時はまず落ち着きましょう。

相手の話の内容をすべて覚えて書き取る必要はないのです。

ポイントを絞って覚えておけば問題ありません。

最低でも、相手の名前と、連絡先電話を伝える相手さえ判っていれば、十分リカバリー可能です。

問題なのはパニックになって、電話をかけてきた相手に不信感や不安感を覚えさせたりすることです。

会社の電話に出て応対するということは、電話をかけてきた相手からすれば、あなたが会社の顔なのです。新入社員か否かは関係ありません。

それはこちらの事情です。

新入社員だから間違っても仕方ないという考え方は控えましょう。

電話のメモの取り方のポイント

以下の点は必須事項です。

1)日付と時間
2)電話の相手の名前や所属(会社名や部署等)性別
3)折り返しのTELの有無

それぞれを解説していきます。

1)日付と時間

日付と時間ですが、メモを渡す相手が不在だったり、こちらがメモをすぐに渡せないこともありますので、必ず書きましょう。

忙しい人ですとたくさんメモを渡されます。

日付と時間で緊急性やかける順序を考えたりしますので、電話を切ったら記入する習慣をつけましょう。

時間を書いても日付をかかない人もいるので、気を付けましょう。

メモを見る相手は当日にメモを見るとは限りません。

2)電話の相手の名前と所属(会社名や部署等)

電話の相手の名前と所属(会社名や部署等)ですが、電話の相手名前や会社は言わずもがなですが、可能なら所属も確認しましょう。

大きな会社ですと同姓の人がいる場合があるので、もし相手が言ったことを聞き取れなかったら、「失礼ですがもう一度よろしいですか?」などと聞き直しましょう。

性別は声で判断できるので、尋ねてはいけません。

これも同姓の人がいる場合、個人を識別する手掛かりになります。

3)折り返しのTELの有無

折り返しのTELの有無は相手が言った場合や、こちらから折り返しの電話を約束した場合も含めてです。

これを記載しないと、メモを渡す相手が電話をかけるべきなのか、もう一度かかってくるのを待つべきは判らなくなります。

また折り返しの電話を約束して、掛けなかった場合は、トラブルに発生する危険性があります。

渡すメモには自分の部署と名前をお忘れなく。

電話の内容のメモの取り方

電話相手はあなたがメモを取るのを待ってくれません。

自分のペースで話します。

わかりやすく話す人もいれば、まるで昨日の続きみたいに一方的に話してくる人もいます。

まして聞きなれない専門用語をたくさん言われれば、パニックになって当然です。

当然メモも意味不明となっているでしょう。

そういう時は、話の中にでてくるキーワードを最低3つ覚えるようにしましょう。

話の中に何回も出てくる言葉があるはずです。

落ち着いて話を聞いていれば、判らない用語の中にも重要と思われる言葉が頻出しています。

それをメモしてつなげていきましょう。

全てをメモする必要はないのです。

重要な言葉とその前後の文脈が伝われば、メモを渡す相手は、ある程度伝わります。

仕事に慣れてくれば、段々と呪文のような言葉の意味が分かってきます。

そうすればもっと内容を理解しやすくなるはずです。

再度言いますが、電話内容をすべてメモする必要はないのです。

まず落ち着いて、相手の話を聞くことが大切です。

電話のメモの取り方、シュミレーション

あなた「はい。○○株式会社の××です。」

相手「△△株式会社の▲▲ですが、□□様はお手すきでしょうか?」

あなた「□□は今席を外しておりますので、代わりにご用件を承ります。」

相手「では、先日ご連絡いただいた××××の見積もりの件で、●●●●について、○○○○へと仕様変更を考えておりますので、その件も併せて見積もりをお願いしたいのです。」

あなた「かしこまりました。○○に伝えます。こちらから折り返しご連絡いたしましょうか?」

相手「お願いします。」

あなた「失礼ですが部署名をお伺いしてよろしいですか?」

相手「営業部の▲▲です。」

あなた「それでは□□が戻りましたら、折り返しご連絡いたします。」

この場合は、以下のように記入します。

1)20××年×月×日 15時20分※

※24時間制で記入するか、12時間制で記入するかは人それぞれですが、会社にルールがある場合はそれに従いましょう。また、12時間制で記入する場合は AM or PMを忘れずに。

2) △△株式会社の営業部▲▲様(男性)

3)折りTEL必要

内容:××××の見積もりの件、仕様変更あり、別途見積もり希望

メモを渡す相手の名前と、電話を受けたあなたの名前も忘れずに記入してください。

他に伝えるべき内容は?

さてメモは出来ました。これを相手に渡せばとりあえずは問題ありません。ただ他の人と比べて一歩出るにはプラスアルファが必要です。

そのプラスアルファとはなんでしょうか?

それは相手の様子です。

急いでいるか、怒っているか、緊急性があるかを電話の様子から察した場合は、メモを渡す場合、さりげなく口頭で伝えましょう。

メモの相手は、それで電話をかける場合心構えができます。また優先順位の立て方も変わってきます。

また、クレームの相手を他にひき引き継ぐ時は、電話相手の印象を伝える事も必要です。

例えば、全く話を聞かないタイプなのか、冷静で論理的なのか、こういった内容も電話を再度かける場合は、助けになります。

物事を簡潔にまとめて、人に伝える能力というのは、ビジネスで持っていればかなり強い武器です。

電話の応対とはそういうことを学ぶ機会です。

たかが電話と見くびらずに、ひとつひとつキチンと対応しましょう。

その積み重ねが仕事の能力を引き上げてくれます。

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