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仕事でミスをしたときの始末書はこうして書きます

      2015/12/04

仕事でミスをしたときの始末書はこうして書きます

誰でもミスをしようと思って仕事をするのではありません。

しかし、そう思っていてもミスをしてしまうものです。

そんなときは、会社から始末書の提出を求められることもあるでしょう。

今回は、仕事でミスをしたときの始末書の書き方を紹介しましょう。

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仕事に関する始末書と反省文の違い

会社でミスなどの仕事上のトラブルを起こすと、多くの場合、始末書や反省文の提出を求められます。では、この始末書と反省文はどう違うのでしょうか。

社員は、会社に対して善良なる市民としての管理義務を負います。ミスを犯すということは、この管理義務を果たさなかったことを意味します。始末書は、そういったミスを犯した結果、会社になんらかの損害を与えたときに、謝罪に意をあらわすお詫びの文章です。たとえば、取引先に提出する見積書の金額をよく確認しないまま、相手に渡してしまえば、会社は大きな損害を被ることもあります。そういったときに、始末書を書きます。

一方、反省文は、始末書のような会社全体に損害を与えたのではなく、周りの人に迷惑をかけたときに書きます。たとえば、会社に連絡せずに会社を休んでしまったら、上司や周りの同僚に迷惑をかけることになります。そんなときは、始末書ではなく、反省文を書かされることになるでしょう。

仕事でミスしたときに書く始末書の意味

始末書を書かされるというのは、多くの人とっては「恥」と感じられるでしょう。できることなら、そんな文章は書きたくないと思っても無理はないことです。しかし、それは会社にとっては重要な意味を持ってきます。

もちろん、会社としては始末書を書かせることによって、ミスを犯した本人に自覚を求めるとともに反省を促すという思いもあるでしょう。しかし、会社が始末書を書かせる理由はそれだけではありません。一番大きい理由は、証拠の確保です。

会社が従業員を解雇するときには「相当の理由」が必要となってきます。それがないと、たとえ従業員を解雇しても、当人から裁判を起こされ、多くの場合は解雇権の乱用とされ解雇は無効とされてしまいます。そうならないように、会社側はミスをした本人が書いた書面として始末書をおさえるのです。

したがって、会社に多額の損害を与えるような大きなミスを犯してしまい、始末書を書かされるような事態になったとしたら、場合によっては解雇を覚悟しなければいけなくなるでしょう。

始末書を書くときもミスに気をつけて

仕事でミスをして始末書を書いているのに、その始末書でもミスを犯してしまったら目も当てられません。きちんと流れを抑えておきましょう。

まず、ミスの経緯と具体的な内容を書きます。そのとき、新聞記事と同じように、いつ、どこで、誰が、何を、どうした、という5W1Hといった要点をしっかりと抑えておきましょう。そもそも、それが無いと相手に謝罪の意が伝わらないどころか、本当に反省しているのかが疑われます。

次に、ミスの原因を書きます。このとき、主観を交えてはいけません。もちろん、言い訳は書いてはいけません。あくまでも、客観的な事実としてミスの原因を書きましょう。

こうしてミスが明らかになったら、今度はミスに対する謝罪の意をあらわしましょう。ただし、「謝って済むなら警察はいらない」とよくいわれます。始末書も同じです。謝罪の意をあらわすだけなら誰でもできます。重要なのは、確かに次からはミスを犯さないと会社に認めてもらうことです。そのためには、具体的な再発防止策を書くべきでしょう。

最後は締めくくりとして、会社に対して寛大な措置を願うことを書いておきましょう。

仕事でミスしたときに書く始末書のポイント

始末書を書くときにもいくつかのポイントがあります。

正直さ

先に説明したように、始末書において言い訳はご法度です。言い訳が多いと逆効果にもなってしまいます。ありのままを正直に書きましょう。そうすれば、会社側の評価があがることもあるでしょう。

誠実さ

始末書を書く本人は謝罪する側、一方の会社は謝罪を受ける側です。そういう立場にある会社は、始末書に誠実さを求めています。したがって、始末書を書く側としては、素直に非を認めて、誠実さを見せることが重要になってきます。

簡潔さ

始末書は小説ではありません。そして、そこには書き手の人格は求められていません。新聞記事と同じように、客観的事実を簡潔に

まとめ

ましょう。その方がかえって会社に認められることにもなるでしょう。

始末書を書いたら、これらのポイントをチェックしてみましょう。始末書を書けばミスが帳消しになることはありませんが、そうすれば始末書が原因で大きく失点することは少なくなるでしょう。

仕事のミスをチャンスに変えよう

仕事でミスを犯して始末書を書かされるということは、社会人としては大きな失点です。しかし、そのことをいつまでも気にしていても、事態は進展しません。仕事で結果を残すことも難しくなるでしょう。

始末書を書いた時点で一度リセットしましょう。始末書を書く過程で、ミスを犯してしまった自分の欠点もよく見えるようになったことでしょう。これからは、それを直していけばいいのです。マイナスをプラスに変えましょう。会社も、そんな前向きな姿勢のあなたを評価してくれるでしょう。

まとめ

基本的に、始末書というものは従業員が犯したミスの証拠を保全するためのものです。それは、従業員を解雇する際に裁判になったときの証拠書類にもなります。だからといって、落ち込むことはありません。誰にでもミスをすることはあるものです。問題は、それを踏まえてこれからどう仕事に向かっていくかということです。会社には今まで以上に積極的な姿勢を見せるようにしましょう。

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